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Comment faire une signature électronique ?

Avec la démocratisation croissante des entreprises, la signature électronique devient de plus en plus fréquente. L’objectif avec cette signature est de garantir l’intégrité d’un document et d’authentifier son auteur. Pour le faire, il y a des procédures à suivre. C’est ce que vous découvrirez dans cet article.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Il ne s’agit pas de parapher en ligne un document ou faire un scan d’une signature manuelle. C’est un processus qui assure une conformité totale avec les normes en vigueur mise en place. Une suite de caractères caractérise la signature électronique et elle est associée au signataire et au fichier. Grâce au processus de cryptologie utilisé, sa sécurisation est garantie. La signature électronique n’est pas forcément visible sur un document.

Processus à suivre pour faire une signature électronique

Avant de signer un document électrique, il est important de prendre connaissance de quelques points essentiels.

Sélectionner le prestataire

La signature électronique et celle manuelle peuvent avoir la même valeur légale. Cependant, la signature électronique doit respecter certains critères. Elle doit être liée uniquement au signataire. De même, les moyens qui ont permis de créer la signature doivent être gardés sous le contrôle exclusif du signataire.

La signature doit être susceptible de bien identifier le signataire. Enfin, il doit y avoir une liaison entre elle et les données auxquelles elle se rapporte. En général, une signature électronique qualifiée et avancée nécessite un tiers de confiance.

Choisir le format du document

En réalité, quel que soit le format du document, vous pouvez le signer électroniquement. Cela peut être en Word, PDF, XML, JPEG et bien d’autres. Toutefois, l’idéal est de choisir les fichiers PDF. En effet, ce format de document offre une protection et une bonne préservation du contenu.

Signer un document électronique ou le faire signer

Comment peut-on faire signer ou signer un document suivant les normes légales ? En réalité, tout se justifie par le logiciel que vous avez sélectionné. Cependant, le processus se déroule généralement des façons suivantes.

  • Faire signer un document électronique :

Importez le document choisi selon votre format de préférence dans votre logiciel. Ensuite, passez à la sélection de vos paramètres, puis envoyez au destinataire la demande de signature. Vous n’aurez désormais qu’à suivre l’état du document en temps réel. Cela vous permet de veiller au respect des échanges. Une fois que ce document est signé, vous le réceptionnez et l’archivez dans un coffre-fort numérique.

  • Signer un document électronique

Ce n’est rien de compliqué en réalité. Il vous suffit de réceptionner et consulter le document dans votre boîte de réception. Ensuite, un code de validation vous est envoyé par SMS. La conformité du code reçu à celui utilisé pour valider la signature vous permet de signer votre document avec succès. C’est tout simple ! Assurez-vous toutefois d’avoir bien entré le code de validation avant le lancement de la signature.

Signez directement un document PDF ou Word

Vous pouvez signer vos documents PDF ou Word sans faire recours à un logiciel dédié. Pour y arriver, vous devez vous munir des certificats nécessaires. Ce faisant, vous devez tenir compte du niveau de fiabilité de signature voulu. Généralement, certaines signatures vous sont fournies via une clé USB cryptographique. À l’aide des options disponibles dans votre version PDF ou Word, intégrez votre signature électronique.

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